Einen SAP-Implementierungspartner wählen Sie am besten in einem mehrstufigen Verfahren: Sie klären zuerst Ihre eigenen Prozesse und Anforderungen, bilden dann eine Longlist, verdichten sie zu einer Shortlist und lassen die Kandidaten in Workshops an Ihren eigenen Szenarien antreten. Entschieden wird anhand eines vorher abgestimmten Bewertungsmodells, in dem Branchenerfahrung, das konkrete Projektteam, Methodik und Vertragsbedingungen mehr zählen als der Tagessatz.
Die Partnerwahl ist eine der folgenreichsten Entscheidungen in einem SAP-Projekt. Der Partner prägt, wie Ihre Prozesse im System abgebildet werden, wie sauber getestet wird und wie viel das Projekt am Ende kostet. Dieser Beitrag zeigt, wie Mittelständler die Auswahl strukturiert angehen, welche Kriterien zählen und welche Warnsignale Sie ernst nehmen sollten.
Warum die Partnerwahl über das Projekt entscheidet
Ein Implementierungspartner bringt Berater, Methodik, Vorlagen und häufig vorkonfigurierte Branchenlösungen mit. Das ist wertvoll. Gleichzeitig verfolgt er eigene wirtschaftliche Interessen, eigene Zeitpläne und eigene Qualitätsmaßstäbe. Wer ohne klare Anforderungen in die Auswahl geht, vergleicht Angebote für einen Leistungsumfang, den niemand genau kennt. Die Unterschiede zeigen sich dann erst in der Realisierung, als Change Requests, Nachträge und verschobene Termine.
Gute Partnerauswahl bedeutet deshalb zweierlei: den Partner finden, der zu Ihrem Unternehmen passt, und die Grundlage schaffen, auf der Sie ihn später steuern können.
Was vor der Ausschreibung stehen muss
Bevor Sie den ersten Partner ansprechen, sollten diese Ergebnisse vorliegen. Sie entstehen typischerweise in einer Phase 0:
- Zielbild: Was soll das neue System leisten, welche Werttreiber zählen, welche Leitplanken gelten?
- Prozesslandkarte: Ihre End-to-End-Prozesse im Ist und im Soll, statt Wissen nur in den Köpfen.
- Priorisierte Anforderungen: Muss-, Soll- und Kann-Kriterien, abgestimmt mit den Key Usern. Wie ein belastbares Lastenheft aussieht, beschreibt unser Beitrag zum Lastenheft für SAP S/4HANA.
- Architektur: Welche Systeme bleiben, welche werden abgelöst, welche Schnittstellen sind nötig?
- Rahmen: Zieltermin, Budgetkorridor und verfügbare interne Kapazität.
Diese Unterlagen machen Angebote vergleichbar. Sie sind außerdem die Messlatte, an der Sie den Partner im Projekt halten.
Der Auswahlprozess in sechs Schritten
- Anforderungen und Bewertungsmodell festlegen. Definieren Sie die Kriterien und deren Gewichtung, bevor Sie Angebote sehen. So vermeiden Sie, dass die sympathischste Präsentation gewinnt.
- Marktanalyse und Longlist. Recherchieren Sie Partner mit passender Branchen- und Lösungserfahrung. Einen Einstieg bietet das Partnerverzeichnis von SAP, ergänzt um Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk.
- Vorauswahl zur Shortlist. Eine kurze Anfrage zu Referenzen, Teamgröße, Branchenlösungen und Verfügbarkeit reduziert die Longlist auf drei bis vier ernsthafte Kandidaten.
- Angebot auf Basis Ihrer Unterlagen. Alle Kandidaten erhalten dieselben Anforderungen, dieselbe Angebotsstruktur und dieselben Fragen. Nur so lassen sich Aufwände, Annahmen und Ausschlüsse vergleichen.
- Workshops mit Ihren Szenarien. Lassen Sie die Partner nicht ihre Standarddemo zeigen, sondern Ihre kritischen Prozesse durchspielen. Bestehen Sie darauf, dass das vorgesehene Projektteam teilnimmt.
- Bewertung, Verhandlung und Entscheidung. Bewerten Sie im abgestimmten Modell, verhandeln Sie mit den beiden besten Kandidaten und treffen Sie die Entscheidung gemeinsam im Gremium.
Halten Sie jeden Schritt schriftlich fest: wer bewertet hat, nach welchen Kriterien und mit welchem Ergebnis. Das schützt vor nachträglichen Diskussionen im Projekt, erleichtert die Begründung gegenüber Gesellschaftern oder Beirat und hilft, wenn später ein zusätzlicher Partner hinzukommt. Binden Sie außerdem die Key User früh ein. Sie erkennen in den Workshops am schnellsten, ob ein Partner Ihre Prozesse wirklich verstanden hat oder nur seine Standardlösung präsentiert. Und sie sind es, die später mit dem Partner Tag für Tag zusammenarbeiten.
Die wichtigsten Auswahlkriterien
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Branchenerfahrung | Vergleichbare Unternehmen, Prozesse und regulatorische Anforderungen | Referenzgespräche mit Kunden Ihrer Größe und Branche |
| Projektteam | Erfahrung der konkret benannten Personen, nicht des Unternehmens | Namentliche Benennung im Angebot, Teilnahme an den Workshops |
| Lösungskompetenz | Tiefe in den Modulen und Cloud-Produkten, die Sie wirklich brauchen | Szenario-Workshops mit Ihren Prozessen |
| Methodik | Strukturiertes Vorgehen für Fit-Gap, Test, Datenmigration und Cutover | Beispielhafte Projektpläne, Testkonzepte und Abnahmekriterien |
| Angebotsqualität | Transparente Annahmen, klare Ausschlüsse, realistische Mitwirkungspflichten | Vergleich der Annahmen über alle Angebote hinweg |
| Vertrag | Abnahmekriterien, Change-Request-Verfahren, Teamzusagen, Haftung | Juristische und fachliche Prüfung vor der Unterschrift |
| Passung | Kommunikation auf Augenhöhe mit Ihrem Fachbereich | Eindruck aus den Workshops, Feedback der Key User |
Warnsignale im Auswahlprozess
- Das Angebot ist deutlich günstiger als alle anderen, ohne dass die Annahmen erklärt werden.
- Im Vertrieb treten erfahrene Berater auf, im Angebot stehen aber keine Namen.
- Der Partner zeigt nur Standarddemos und weicht Ihren Szenarien aus.
- Mitwirkungspflichten Ihrer Organisation sind vage oder auffallend niedrig angesetzt.
- Tests, Datenmigration oder Schulung tauchen im Angebot nur als Randnotiz auf.
- Referenzen stammen ausschließlich aus Konzernen oder aus fremden Branchen.
Vertrag und Zusammenarbeit: worauf Sie bestehen sollten
Ob Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand: Entscheidend ist, dass Leistungsumfang, Annahmen und Abnahmekriterien schriftlich festgehalten sind. Ein Festpreis ohne klaren Scope verlagert den Streit nur in die Change Requests. Eine Abrechnung nach Aufwand ohne Steuerung auf Kundenseite verlagert das Risiko vollständig zu Ihnen.
Achten Sie zusätzlich auf diese Punkte:
- Namentliche Zusagen für Schlüsselrollen und Regeln für deren Austausch
- Ein definiertes Verfahren für Änderungen mit Bewertung von Aufwand und Termin
- Messbare Abnahmekriterien für jede Projektphase
- Gemeinsames Reporting zu Fortschritt, Risiken und Budget
- Eine Regelung für Hypercare und Wissenstransfer nach dem Go-Live
Unabhängige Begleitung: warum der Auftraggeber eine eigene Stimme braucht
Ein Mittelständler wählt einen ERP-Partner oft nur einmal pro Systemgeneration aus. Die Partner durchlaufen solche Verfahren ständig. Diese Asymmetrie lässt sich ausgleichen, wenn eine unabhängige Instanz auf Kundenseite das Verfahren strukturiert, Angebote kritisch liest und später die Projekt- und Programmsteuerung übernimmt. W+W implementiert SAP nicht selbst und verkauft keine Lizenzen. Wir unterstützen bei der Auswahl, steuern den Partner im Projekt und vertreten Ihre Interessen bei Budget, Scope und Qualität.
Praxis aus unseren Projekten
In über 30 Jahren und mehr als 50 produktiv gesetzten SAP- und ERP-Projekten mit einer Go-Live-Quote von 100 Prozent haben wir zahlreiche Partnerauswahlen begleitet. Zwei veröffentlichte Beispiele:
- Reico: Nach einer viermonatigen Phase 0 folgten Marktanalyse und Longlist, dann eine Shortlist mit eintägigen Partner-Workshops, inklusive eines Workshop-Battles zum Webshop und praktischen Demonstrationen. Ergebnis war ein Implementierungspartner für ERP, Sales Cloud, Incentive Management und Analytics Cloud. Die detaillierten Prozesse aus der Phase 0 beschleunigten die späteren Fit-Gap-Workshops deutlich. Zur Fallstudie Reico.
- DLG e. V.: Grundlage der Ausschreibung war ein Anforderungskatalog mit rund 500 Kriterien, erarbeitet unter Einbindung aller Mitarbeiterebenen. Drei Anbieter kamen auf die Shortlist, das Verfahren war zweistufig, mit abgestimmtem Bewertungsmodell und Entscheidung im Workshop. W+W übernahm anschließend die interne Projektleitung bis zum Go-Live. Zur Fallstudie DLG.
Weitere Informationen zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Seite SAP/ERP by W+W.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Auswahl eines SAP-Implementierungspartners?
Das hängt vom Projektumfang und davon ab, wie gut Anforderungen und Prozesse bereits dokumentiert sind. Liegt ein belastbares Lastenheft vor, verläuft die Auswahl deutlich zügiger. Fehlt diese Grundlage, sollte zuerst eine Phase 0 erfolgen. Bei Reico dauerte sie vier Monate, bevor die eigentliche Partnerauswahl begann.
Wie viele Partner sollten auf die Shortlist?
Bewährt haben sich drei bis vier Kandidaten. Weniger schränkt den Wettbewerb ein, mehr überfordert Ihre Organisation, weil jeder Workshop Key User und Führungskräfte bindet. Bei der DLG kamen drei Anbieter auf die Shortlist, die in einem zweistufigen Verfahren mit abgestimmtem Bewertungsmodell verglichen wurden.
Sollten wir den günstigsten Anbieter nehmen?
Nur, wenn seine Annahmen genauso vollständig sind wie die der anderen. Ein niedriger Preis entsteht oft durch höhere Mitwirkungspflichten des Kunden, ausgeklammerte Leistungen wie Tests oder Datenmigration oder optimistische Aufwandsschätzungen. Vergleichen Sie deshalb Annahmen und Ausschlüsse, nicht nur die Summe auf der letzten Seite.
Kann der Implementierungspartner auch die Projektleitung übernehmen?
Er stellt eine eigene Projektleitung für seine Lieferung. Die Projektleitung auf Kundenseite sollte jedoch unabhängig bleiben, weil sie Ihre Interessen bei Scope, Budget und Qualität vertritt und Lieferungen kritisch prüft. Fehlt diese Rolle intern, kann sie extern besetzt werden, idealerweise von jemandem ohne eigene Implementierungsinteressen.
Welche Rolle spielen Referenzbesuche?
Eine große. Sprechen Sie mit Kunden, die eine vergleichbare Größe, Branche und Systemlandschaft haben, und fragen Sie gezielt nach Teamkontinuität, Umgang mit Änderungen und Testqualität. Besonders aufschlussreich sind Projekte, die nicht reibungslos liefen, denn dort zeigt sich, wie ein Partner mit Problemen umgeht.
Fazit: Erst die Anforderungen, dann der Partner
Die Auswahl eines SAP-Implementierungspartners gelingt, wenn Sie sie als strukturiertes Verfahren führen: mit klaren Anforderungen, einem vorher festgelegten Bewertungsmodell, Workshops an Ihren eigenen Szenarien und einem Vertrag, der Abnahmekriterien und Teamzusagen regelt. So entscheiden Sie auf Augenhöhe und schaffen gleichzeitig die Basis, um den Partner im Projekt zu steuern. Wenn Sie vor einer Partnerauswahl stehen oder Angebote bereits auf dem Tisch liegen, sprechen Sie mit uns: Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch mit Dr. Joachim Weinbrecht.