Dr. Joachim WeinbrechtVon Dr. Joachim Weinbrecht, Geschäftsführer W+W Consulting·Aktualisiert am

SAP Joule lohnt sich vor allem für Unternehmen, die S/4HANA in der Cloud betreiben und Arbeit innerhalb von SAP-Prozessen beschleunigen wollen. Microsoft 365 Copilot ist das Werkzeug für Wissensarbeit in Outlook, Teams, Word und Excel. Eigene KI-Agenten braucht, wer systemübergreifende Abläufe automatisieren will, ein ERP ohne eingebauten Assistenten nutzt oder volle Kontrolle über Modelle und Daten verlangt. In der Praxis lautet die Antwort selten „entweder oder“, sondern: Welcher Weg ist für welchen Anwendungsfall zuständig?

Drei Wege, drei Logiken

Die drei Optionen setzen an unterschiedlichen Stellen an:

  • SAP Joule sitzt im ERP. Joule kennt SAP-Objekte, Berechtigungen und Prozesse; außerhalb von SAP braucht es Integrationen.
  • Microsoft 365 Copilot sitzt am Arbeitsplatz. Copilot arbeitet mit Mails, Dokumenten, Chats und Besprechungen, auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat. ERP-Daten erreicht er nur über Konnektoren oder Agenten.
  • Eigene KI-Agenten sitzen zwischen den Systemen. Sie orchestrieren Schritte über ERP, CRM, DMS und E-Mail hinweg, wenn kein Standardprodukt den Prozess abdeckt. Dafür tragen Sie selbst die Verantwortung für Betrieb, Qualität und Sicherheit.

Wer zuerst klären möchte, was ein Agent technisch von einem Chatbot unterscheidet, findet die Grundlagen in unserem Beitrag KI-Agenten einfach erklärt.

SAP Joule und Joule Agents: Stand November 2026

Was Joule kann

Joule ist der KI-Assistent über alle SAP-Cloud-Lösungen. Laut SAP-Schulungsunterlagen zum Lizenzmodell umfasst Joule Base navigierende, informierende, transaktionale und einfache analytische Funktionen und ist in der Produktlizenz enthalten. Joule Premium ergänzt erweiterte Analyse- und Transaktionsfunktionen sowie die Ausführung von Joule Agents, also Agenten, die mehrstufige Prozesse wie Rechnungsklärung oder Lieferantenauswahl selbstständig vorbereiten.

Auf der Sapphire im Mai 2026 hat SAP die Richtung geschärft: Mit der SAP Business AI Platform bündelt SAP BTP, Business Data Cloud und Business AI in einem Stack. „Joule Work“ soll zur zentralen Arbeitsoberfläche werden; laut SAP ist die allgemeine Verfügbarkeit für Desktop und Web für das zweite Halbjahr 2026 geplant. Nach Angaben von SiliconANGLE stellte SAP über 50 fachliche Joule-Assistenten für Finanzen, Supply Chain, Einkauf, HR und Kundenmanagement vor. Für eigene Agenten gibt es Joule Studio, das laut SAP die Protokolle MCP und A2A unterstützt und eine Partnerschaft mit n8n vorsieht.

Lizenzlogik: AI Units

Die Abrechnung läuft über AI Units, eine Verbrauchswährung, die jährlich gekauft und aus einem zentralen Pool über alle SAP-Produkte verbraucht wird. Laut SAP Learning enthalten Premium-Pakete pro Nutzer ein Fair-Use-Kontingent an Anfragen; Überschreitungen kosten 2 AI Units je 1.000 Anfragen. Agenten außerhalb eines Pakets, etwa selbst gebaute Agenten in Joule Studio, verbrauchen AI Units pro Agentenschritt, gestaffelt nach Komplexität: 0,005 (Basic), 0,01 (Standard) oder 0,025 (Advanced). Einen öffentlichen Euro-Listenpreis pro AI Unit nennt SAP nicht; der Preis ist Verhandlungssache im Vertrag. Laut UpperEdge sind Design-Time und Laufzeit von Joule Studio sowie Agent-zu-Agent-Interoperabilität bis Ende 2026 kostenfrei. Was danach gilt, hat SAP nicht veröffentlicht.

Verfügbarkeit nach Betriebsmodell

  • S/4HANA Cloud Public Edition: Joule ist integraler Bestandteil, Base-Funktionen sind enthalten.
  • S/4HANA Cloud Private Edition (RISE): Laut SAP können Kunden von SAP Cloud ERP Private die neuen Joule-Assistenten und Joule Agents nutzen.
  • On-Premise S/4HANA und ECC: Laut The Register hat SAP im Mai 2026 angekündigt, einen erheblichen Teil der Joule-Assistenten und -Agenten auch für On-Premise-Systeme bereitzustellen. Bedingungen: Der Kunde hat die Modernisierung über RISE with SAP begonnen und den Max Success Plan abgeschlossen. CEO Christian Klein nennt das ausdrücklich eine Übergangslösung.

Die Konsequenz für den Mittelstand: Joule ist kein Produkt, das man isoliert einkauft. Es ist an die Cloud-Strategie gekoppelt. Wer noch keine Entscheidung zu RISE with SAP getroffen hat, sollte Joule nicht zum Hauptargument machen.

Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio

Was Copilot leistet

Microsoft 365 Copilot fasst E-Mail-Verläufe zusammen, protokolliert Teams-Besprechungen, entwirft Dokumente und wertet Excel-Tabellen aus. Grundlage sind die Tenant-Daten, gefiltert nach Nutzerberechtigungen. Mit Copilot Studio lassen sich Agenten bauen, die auf SharePoint, Dataverse oder externe Systeme zugreifen. Für SAP-Anwender interessant: SAP bietet eine bidirektionale Integration zwischen Joule und Microsoft 365 Copilot an. Laut SAP-Produktseite setzt sie AI Units voraus.

Preise laut Microsoft (US-Listenpreise, November 2026)

Die folgenden Angaben stammen von den Preisseiten von Microsoft:

  • Microsoft 365 Copilot (Enterprise): 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
  • Microsoft 365 Copilot Business für Tenants mit Business-Plänen: Listenpreis 21 US-Dollar; vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 als Aktion 18 US-Dollar im ersten Jahr bei Jahresbindung.
  • Copilot Chat: ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft-365-Plänen; Agentennutzung wird verbrauchsabhängig berechnet.
  • Copilot Studio: Kapazitätspaket für 200 US-Dollar pro Monat mit 25.000 Copilot Credits, alternativ Pay-as-you-go. Mit einem Vorab-Kauf von Credits lassen sich laut Microsoft bis zu 20 Prozent sparen.

Euro-Preise weichen ab; prüfen Sie das Angebot Ihres Lizenzpartners.

Copilot im ERP: Business Central

In Dynamics 365 Business Central ist Copilot tiefer integriert als bei Fremd-ERPs. Mit Release Wave 1 2026 wurden der Sales Order Agent (Angebote und Aufträge aus E-Mail-Anfragen) und der Payables Agent (Eingangsrechnungen) ausgebaut, unter anderem mit Freigabe auf Belegebene und einem Not-Aus. Ab Version 27.1 unterstützt Business Central einen MCP-Server, über den Copilot Studio und andere Agenten auf ERP-Funktionen zugreifen. Für Business-Central-Kunden ist Copilot damit der naheliegende erste Schritt.

Eigene KI-Agenten: Microsoft Foundry, n8n, LangGraph

Eigene Agenten sind sinnvoll, wenn der Prozess mehrere Systeme berührt oder das ERP keinen tauglichen Assistenten mitbringt. Wichtige Bausteine:

  • Microsoft Foundry (vormals Azure AI Foundry): Plattform für Modelle, Agentendienst und Bewertung in Azure, inklusive Betrieb in europäischen Rechenzentren.
  • n8n: Workflow-Plattform mit KI-Agenten-Knoten, selbst betreibbar unter der Sustainable Use License. n8n unterstützt MCP als Client und Server und erlaubt eine menschliche Freigabe pro Werkzeug, etwa über Teams oder Slack.
  • LangGraph: Open-Source-Framework (MIT-Lizenz) für zustandsbehaftete Agenten in Python und TypeScript, seit Oktober 2025 in Version 1.0.

Wie eine solche Architektur mit Azure OpenAI und n8n konkret aussieht, zeigen wir im Beitrag KI-Agenten mit Azure OpenAI und n8n. Der Preis der Freiheit: Sie verantworten Monitoring, Berechtigungen, Tests, Modellwechsel und Dokumentation selbst.

Datenzugriff und Integration ins ERP

Der Nutzen jedes KI-Werkzeugs steht und fällt mit dem Datenzugriff. Je nach ERP sieht die Lage unterschiedlich aus:

  • S/4HANA: Joule arbeitet direkt auf SAP-Objekten und respektiert das SAP-Berechtigungskonzept. Eigene Agenten greifen über OData-APIs, SAP BTP oder künftig über MCP-Schnittstellen zu. Wer eine Clean-Core-Strategie verfolgt, hat hier einen klaren Vorteil, weil freigegebene APIs stabil bleiben.
  • Business Central: Copilot und die eingebauten Agenten sind der Standardweg; der MCP-Server öffnet das System für Copilot Studio und eigene Agenten.
  • Odoo: Laut Odoo-Dokumentation bringt Version 19 eine eigene KI-App mit Agenten, die auf PDFs, Weblinks, Dokumente und Wissensartikel zugreifen und über „Topics“ und Werkzeuge Aktionen ausführen können, etwa Leads anlegen. Als Modelle stehen laut Odoo verschiedene Versionen von ChatGPT und Gemini zur Auswahl. Für komplexere Abläufe bietet sich ein externer Agent an, der über die Odoo-API angebunden wird.

Für Dokumente, Handbücher und Verträge braucht fast jeder Ansatz eine saubere Wissensbasis. Die Prinzipien dafür beschreiben wir in RAG im Mittelstand.

Datenschutz, DSGVO und EU AI Act

DSGVO in der Praxis

Alle drei Wege sind DSGVO-konform betreibbar, aber nicht automatisch. Prüfen Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicher- und Verarbeitungsort und Löschkonzept. Bei Microsoft liegen Daten von EU-Kunden innerhalb der EU-Datengrenze; laut Microsoft wird die Modellausführung für EU- und EFTA-Länder auf regionaler Ebene erbracht. Kontrollieren Sie im Admin Center zusätzlich die Einstellung zur Verarbeitung bei Lastspitzen („Flex Routing“), die eine Verarbeitung außerhalb der EU erlauben kann. Bei eigenen Agenten legen Sie Region und Modell selbst fest. Sobald Mitarbeiterdaten oder Leistungsauswertungen berührt sind, gehören Datenschutz-Folgenabschätzung und Betriebsrat früh an den Tisch.

EU AI Act: die relevanten Fristen

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten AI Omnibus, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli 2026, haben sich die Fristen verschoben:

  • Seit 2. Februar 2025: Verbotene Praktiken und KI-Kompetenz (Art. 4). Laut Future of Privacy Forum verlangt Art. 4 nach dem Omnibus, die KI-Kompetenz der Beschäftigten zu fördern, nicht mehr, ein bestimmtes Niveau sicherzustellen. Schulung bleibt Pflicht.
  • Seit 2. August 2026: Transparenzpflichten nach Art. 50, etwa der Hinweis, dass ein Kunde mit einer KI kommuniziert. Die Kennzeichnung synthetischer Inhalte nach Art. 50 Abs. 2 gilt ab 2. Dezember 2026.
  • Ab 2. Dezember 2027: Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa Bewerberauswahl, Leistungsbewertung oder Kreditwürdigkeitsprüfung.
  • Ab 2. August 2028: Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten nach Anhang I.

Die meisten ERP-Anwendungsfälle wie Einkauf, Angebote oder Rechnungsprüfung sind kein Hochrisiko. Ein Kundenservice-Agent fällt aber unter die Transparenzpflicht, und ein HR-Agent zur Bewerbervorauswahl kann Hochrisiko sein. Details zu Rollen und Pflichten finden Sie in unserem Beitrag zum EU AI Act für Unternehmen.

Kostenlogik: Lizenz, Verbrauch, Betrieb

Die drei Wege rechnen grundlegend unterschiedlich:

  • Joule: Base im Cloud-Abo enthalten, Premium und Agenten über AI Units. Die Kosten stecken im SAP-Gesamtvertrag und sind schwer isoliert zu bewerten.
  • Copilot: Lizenz pro Nutzer plus Verbrauch für Agenten. Der Fehler liegt meist darin, flächendeckend Lizenzen zu kaufen, bevor klar ist, wer sie nutzt.
  • Eigene Agenten: keine Lizenz pro Nutzer, dafür Modellkosten pro Token, Hosting, Entwicklung und laufender Betrieb. Bei hohem Volumen und klar abgegrenztem Prozess oft am günstigsten pro Vorgang, bei vielen kleinen Anwendungsfällen am teuersten.

Rechnen Sie deshalb nicht pro Lizenz, sondern pro Vorgang: Was kostet heute eine geprüfte Eingangsrechnung, ein erstelltes Angebot, eine beantwortete Kundenanfrage, und was nach Einführung?

Anwendungsfälle mit realistischem Nutzen

  • Einkauf: Bedarfsmeldungen strukturieren, Lieferantenangebote vergleichen, Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung erklären. In SAP ist Joule hier stark, weil die Daten im System liegen. Realistischer Nutzen: schnellere Klärung, nicht der vollautomatische Einkauf.
  • Vertrieb und Angebote: Kundenanfragen aus E-Mail und Anhängen auslesen, Positionen dem Artikelstamm zuordnen, Angebotsentwurf erzeugen. Für variantenreiche Produkte braucht es meist einen eigenen Agenten mit Zugriff auf Konfigurationsregeln. Der Vertriebsmitarbeiter prüft und gibt frei.
  • Kundenservice: Anfragen klassifizieren, Antwortentwürfe mit Auftragsstatus aus dem ERP erstellen, Standardfälle direkt beantworten. Voraussetzung ist eine gepflegte Wissensbasis und der Transparenzhinweis nach EU AI Act.
  • Finanzen: Eingangsrechnungen erfassen und kontieren, offene Posten klären, Abweichungen kommentieren. Die Buchung selbst bleibt beim Menschen oder bei klar definierten Regeln.
  • Dokumente: Verträge, Lieferpapiere und technische Dokumentation auslesen und durchsuchen. Copilot reicht für Ablagen in SharePoint; für strukturierte Extraktion in großen Mengen sind eigene Agenten oder Intelligent Document Processing besser geeignet.

Seriöser Nutzen zeigt sich in Durchlaufzeit, Fehlerquote und Bearbeitungszeit pro Vorgang. Pauschale Produktivitätsversprechen aus Herstellerunterlagen sollten Sie an Ihren eigenen Zahlen messen, bevor Sie sie in einen Business Case übernehmen.

Entscheidungsmatrix: Welcher Weg passt?

Kriterium SAP Joule Microsoft 365 Copilot Eigene KI-Agenten
Hauptstärke Arbeit innerhalb von SAP-Prozessen Wissensarbeit in Office, Mail, Teams Systemübergreifende, spezifische Prozesse
ERP-Zugriff Direkt auf S/4HANA und SAP-Cloud Tief bei Business Central, sonst über Konnektoren Über APIs, MCP oder RPA, beliebiges ERP
Voraussetzung SAP-Cloud oder RISE-Pfad Microsoft-365-Tenant, gepflegte Berechtigungen Entwicklungs- und Betriebskompetenz
Kostenlogik Base inklusive, Premium über AI Units Pro Nutzer plus Copilot Credits Entwicklung, Hosting, Modellkosten pro Vorgang
Kontrolle über Modell und Daten Gering, durch SAP vorgegeben Mittel, Tenant-Einstellungen Hoch, frei wählbar
Zeit bis zum ersten Nutzen Kurz, wenn Cloud vorhanden Kurz Mittel, sechs bis zwölf Wochen für einen Piloten
Typischer Einstieg S/4HANA-Cloud-Kunden Alle mit Microsoft 365 Odoo, On-Premise-ERP, Sonderprozesse

Für die meisten Mittelständler ergibt sich daraus eine Kombination: Copilot für die Büroarbeit, Joule oder die eingebauten ERP-Agenten für Standardprozesse im ERP, eigene Agenten für die zwei bis drei Prozesse, in denen das Unternehmen sich vom Wettbewerb unterscheidet.

Das 90-Tage-Vorgehen

  1. Tage 1 bis 15: Use-Case-Auswahl. Sammeln Sie Kandidaten aus den Fachbereichen und bewerten Sie sie nach Volumen, Datenverfügbarkeit, Risiko und Messbarkeit. Wählen Sie zwei Fälle: einen schnellen Gewinn und einen mit echtem Hebel.
  2. Tage 16 bis 35: Datenbasis. Prüfen Sie, wo die nötigen Daten liegen, in welcher Qualität und mit welchen Berechtigungen. Klären Sie Auftragsverarbeitung, Betriebsrat und Einordnung nach EU AI Act.
  3. Tage 36 bis 65: Pilot. Setzen Sie den Fall mit dem passenden Werkzeug um, nicht mit dem, das gerade lizenziert ist. Arbeiten Sie mit einer festen Pilotgruppe von fünf bis 15 Personen und einer menschlichen Freigabe vor jeder Aktion im ERP.
  4. Tage 66 bis 80: Messung. Vergleichen Sie Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Rückfragen mit der vorher erhobenen Ausgangslage. Erfassen Sie die tatsächlichen Kosten pro Vorgang inklusive Verbrauch.
  5. Tage 81 bis 90: Skalierungsentscheidung. Ausrollen, nachbessern oder stoppen. Legen Sie Betriebsverantwortung, Monitoring und Schulung fest und wählen Sie die nächsten zwei Fälle.

Wie KI-Initiativen mit IT-Roadmap und Budget zusammenpassen, klären wir im KI-Strategieworkshop.

Typische Fehler

  • Werkzeug vor Problem: Lizenzen werden gekauft, weil der Hersteller sie anbietet, nicht weil ein Prozess sie braucht.
  • Berechtigungschaos unterschätzt: Copilot findet, was Nutzer sehen dürfen. Zu weit freigegebene SharePoint-Ablagen werden damit plötzlich sichtbar.
  • Joule als Migrationsargument: Die Entscheidung für RISE oder Public Cloud muss sich auch ohne KI rechnen.
  • Agent ohne Freigabe: Schreibende Aktionen im ERP ohne menschliche Kontrolle führen zu Fehlbuchungen, die niemand nachvollziehen kann.
  • Eigenbau ohne Betrieb: Ein Agent, den nur eine einzelne Person versteht, ist ein Risiko, kein Fortschritt.

So unterstützt W+W

W+W ist an keinen Hersteller gebunden und verkauft weder SAP- noch Microsoft-Lizenzen. Mit über 30 Jahren SAP- und ERP-Erfahrung und mehr als 50 begleiteten Projekten bewerten wir, welcher Weg für Ihre Prozesse trägt. Konkret bieten wir unter KI by W+W:

  • KI-Strategieworkshop und Potenzialanalyse mit priorisierter Use-Case-Liste
  • Bewertung von Anwendungsfällen nach Nutzen, Datenlage, Risiko und Kosten pro Vorgang
  • Umsetzung von KI-Agenten herstellerunabhängig, DSGVO-konform und nach den Anforderungen des EU AI Act, angebunden an S/4HANA, Business Central oder Odoo

Fazit: Erst den Prozess wählen, dann das Werkzeug

Nutzen Sie SAP Joule, wenn Sie S/4HANA in der Cloud betreiben oder ohnehin auf dem RISE-Pfad sind, und testen Sie es bis Ende 2026, solange Joule Studio kostenfrei ist. Führen Sie Microsoft 365 Copilot gezielt für Rollen mit viel Mail- und Dokumentenarbeit ein, nicht flächendeckend. Bauen Sie eigene KI-Agenten für die wenigen Prozesse, die systemübergreifend laufen oder Sie vom Wettbewerb unterscheiden. Wer nach 90 Tagen zwei gemessene Piloten hat, entscheidet auf Basis von Zahlen statt Herstellerfolien.

Quellen

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu SAP Joule, Copilot und KI-Agenten

Was ist SAP Joule?

SAP Joule ist der generative KI-Assistent von SAP, der in S/4HANA Cloud und weiteren SAP-Cloud-Lösungen arbeitet. Joule beantwortet Fragen zu Geschäftsdaten, navigiert durch Anwendungen und stößt Transaktionen an. Die Basisfunktionen sind laut SAP in der Produktlizenz enthalten. Erweiterte Funktionen und Joule Agents, die mehrstufige Prozesse selbstständig vorbereiten, werden über AI Units abgerechnet, eine Verbrauchswährung im SAP-Vertrag.

Gibt es SAP Joule auch für On-Premise-Systeme?

Nur eingeschränkt. Laut Berichten von The Register hat SAP im Mai 2026 angekündigt, einen erheblichen Teil der Joule-Assistenten und -Agenten auch für On-Premise-S/4HANA und ECC bereitzustellen. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen die Modernisierung über RISE with SAP begonnen und den Max Success Plan abgeschlossen hat. SAP bezeichnet das als Übergangslösung bis zum Wechsel in die Cloud.

Was kostet Microsoft 365 Copilot für den Mittelstand?

Laut Microsoft kostet Microsoft 365 Copilot in der Enterprise-Variante 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung. Für Unternehmen mit Business-Plänen gibt es Copilot Business mit einem Listenpreis von 21 US-Dollar, bis Ende 2026 als Aktion 18 US-Dollar im ersten Jahr. Agenten in Copilot Studio werden zusätzlich über Copilot Credits abgerechnet, etwa als Paket mit 25.000 Credits für 200 US-Dollar pro Monat.

Wann lohnen sich eigene KI-Agenten statt Standardprodukten?

Eigene KI-Agenten lohnen sich, wenn ein Prozess mehrere Systeme verbindet, branchenspezifische Regeln braucht oder das ERP keinen ausreichenden Assistenten mitbringt, etwa bei On-Premise-Systemen oder Odoo. Sie bieten volle Kontrolle über Modell, Datenort und Logik. Im Gegenzug müssen Sie Entwicklung, Monitoring, Tests und Betrieb selbst verantworten oder an einen Partner vergeben.

Welche Pflichten aus dem EU AI Act gelten für KI im ERP?

Seit Februar 2025 müssen Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Seit August 2026 gelten Transparenzpflichten, etwa der Hinweis an Kunden, dass sie mit einer KI kommunizieren. Hochrisiko-Pflichten für Bereiche wie Bewerberauswahl greifen nach dem AI Omnibus ab Dezember 2027. Typische ERP-Fälle wie Einkauf, Angebote oder Rechnungsprüfung gelten in der Regel nicht als Hochrisiko.

Kann man SAP Joule und Microsoft Copilot kombinieren?

Ja. SAP bietet eine bidirektionale Integration an: Nutzer können aus Microsoft 365 Copilot heraus über Joule auf SAP-Daten und -Aufgaben zugreifen und umgekehrt aus Joule auf Microsoft-365-Inhalte. Laut SAP setzt die Integration AI Units voraus. Sinnvoll ist das vor allem für Rollen, die zwischen ERP und Office wechseln, etwa im Einkauf, Vertrieb oder Controlling.