E-Rechnung 2027: Was Unternehmen jetzt in SAP und ERP umsetzen müssen

Inhalt dieses Beitrags

1. E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 auf einen Blick
2. Was als E-Rechnung zählt und was nicht
3. Warum die E-Rechnung ein ERP-Projekt ist
4. E-Rechnung in SAP: die Wege für ECC und S/4HANA
5. In sechs Schritten zur E-Rechnung bis Januar 2027
6. Die häufigsten Stolperfallen
7. Wenig Zeit bis Januar: Was jetzt Priorität hat
8. Wie W+W bei der E-Rechnung unterstützt
9. Fazit: Jetzt starten, pragmatisch priorisieren
10. Quellen
11. Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung verschicken, ab 2028 gilt das für fast alle. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Gefordert ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Für SAP- und ERP-Anwender ist das weniger eine Formatfrage als ein Prozessprojekt: Stammdaten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Archivierung und Tests müssen bis zum Jahreswechsel zusammenpassen.

Dieser Beitrag zeigt die Fristen auf einen Blick, erklärt, was als E-Rechnung zählt, welche Wege es in SAP ECC und SAP S/4HANA gibt und wie Sie die Umstellung in den verbleibenden Wochen strukturiert angehen. Stand: November 2026. Für steuerliche Einzelfragen ziehen Sie bitte Ihre Steuerberatung hinzu.

E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 auf einen Blick

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Die Pflicht kommt in drei Stufen:

Ab wann	Wer	Was gilt
1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz	Ausgangsrechnungen im B2B-Verkehr als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfache PDFs sind nicht mehr zulässig.
1. Januar 2028	Alle übrigen Unternehmen	E-Rechnungspflicht für alle. Auch die Übergangsregel für bisherige EDI-Verfahren endet.

Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen 2027 also noch Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen versenden. Eine Verschiebung des Starttermins 2027, wie sie Teile des Handwerks gefordert hatten, hat das Bundesfinanzministerium nach Medienberichten im Oktober 2026 abgelehnt. Planen Sie also mit dem 1. Januar 2027.

Was als E-Rechnung zählt und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die Norm EN 16931 erfüllt und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. Sie ist bei öffentlichen Auftraggebern seit Jahren Standard und setzt sich auch zwischen Unternehmen durch.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Systeme die XML. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Ein einfaches PDF, ein Scan oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommen. Ausnahmen von der Pflicht gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, für Fahrausweise und für Kleinunternehmer. Wichtig für Ihre Systeme: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Er muss im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht.

Warum die E-Rechnung ein ERP-Projekt ist

Viele Unternehmen behandeln die E-Rechnung als reine Formatumstellung in der Buchhaltung. In der Praxis betrifft sie aber Vertrieb, Einkauf, Stammdaten, IT und Archivierung zugleich. Vier Bereiche entscheiden über den Erfolg:

1. Stammdaten und Pflichtangaben

Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen in strukturierten Datenfeldern stehen, nicht nur im Freitext. Fehlen Steuernummern, Bestellreferenzen, Adressen oder Kontaktdaten in den Kunden- und Lieferantenstammdaten, scheitert die E-Rechnung schon beim Erzeugen. Eine Bereinigung der Stammdaten ist deshalb oft der größte Einzelschritt. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Datenqualität im Mittelstand.

2. Ausgangsrechnungen und Versandwege

Sie müssen festlegen, welcher Kunde welches Format über welchen Kanal erhält: E-Mail, Peppol-Netzwerk, Kundenportal oder EDI. Gerade größere Kunden geben Format und Kanal vor. Ein Kundenverzeichnis mit diesen Angaben gehört in die Stammdaten, nicht in eine Excel-Liste der Buchhaltung.

3. Eingangsrechnungen

Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. „Empfangen“ heißt aber nicht „verarbeiten“. Wer XML-Dateien nur ausdruckt oder als PDF weiterleitet, verschenkt den eigentlichen Nutzen. Ziel ist ein Eingangsprozess mit Prüfung, Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Freigabe-Workflow und automatischer Buchung.

4. Archivierung

Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden. Prüfen Sie, ob Ihr Archivsystem XML-Dateien samt Zuordnung zum Buchungsbeleg ablegen kann und ob die Verfahrensdokumentation angepasst ist.

Wer bei dieser Bestandsaufnahme feststellt, dass das ERP an vielen Stellen an seine Grenzen kommt, sollte die E-Rechnung als Anlass für einen größeren Schritt nutzen. Welche Optionen es gibt, zeigt unser Leitfaden zur ERP-Modernisierung im Mittelstand.

E-Rechnung in SAP: die Wege für ECC und S/4HANA

Für SAP-Anwender gibt es mehrere Wege, die sich auch kombinieren lassen. Welcher passt, hängt von Rechnungsvolumen, Systemlandschaft und Lizenzen ab:

• SAP Document and Reporting Compliance (DRC): SAPs Lösung für länderspezifische E-Rechnungen und Meldungen. Für Deutschland unterstützt sie unter anderem den Versand und Empfang per E-Mail und über Peppol. Sie ist für SAP S/4HANA und, je nach Release, für SAP ECC verfügbar und setzt eine eigene Lizenz voraus.
• SAP Ariba Invoicing: die frühere SAP Central Invoice Management, seit 2026 unter neuem Namen. Sie verarbeitet Eingangsrechnungen aus verschiedenen Kanälen mit Prüfung, Abgleich und Workflow und bucht in S/4HANA oder ECC.
• Zertifizierte Zusatzlösungen und Dienstleister: Viele Unternehmen nutzen Add-ons oder E-Invoicing-Dienstleister, die Formate erzeugen, prüfen und über Netzwerke wie Peppol zustellen. Das ist oft der schnellste Weg, wenn der Termin drängt.
• Bestehende EDI-Verbindungen: Mit großen Kunden bestehende EDI-Verfahren dürfen 2027 mit Zustimmung des Kunden weiterlaufen. Bis 2028 müssen sie die E-Rechnungsanforderungen erfüllen.

Ein häufiger Fehler ist, die Lösung nur nach dem Ausgangsformat auszuwählen. Entscheidend ist die gesamte Kette: Wer erzeugt, prüft, versendet, empfängt, gleicht ab, bucht und archiviert? Wenn ohnehin ein Wechsel auf SAP S/4HANA ansteht, sollten Sie die E-Rechnung gleich im Zielbild mitplanen. Hintergründe zu den Fristen der SAP-Wartung finden Sie im Beitrag zum SAP-ECC-Wartungsende 2027.

In sechs Schritten zur E-Rechnung bis Januar 2027

1. Betroffenheit klären: Welche Gesellschaften liegen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz? Welche Rechnungsarten gibt es, zum Beispiel Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen?
2. Ist-Aufnahme: Rechnungsläufe, Formulare, Versandwege, EDI-Partner, Archiv und Eingangsprozess dokumentieren. Volumen je Kunde und Lieferant erfassen.
3. Zielbild festlegen: Formate, Kanäle und Systeme für Ausgang und Eingang entscheiden, inklusive Archivierung. Dabei Lösung und Lizenzen auswählen.
4. Stammdaten bereinigen: Pflichtfelder, Bestellreferenzen und Versandwege je Kunde pflegen. Lieferanten über den Eingang per E-Rechnung informieren.
5. End-to-End testen: Nicht nur das Dateiformat prüfen, sondern mit echten Kunden testen und Fehlerfälle durchspielen: fehlende Bestellnummer, falscher Steuersatz, Dubletten, Gutschriften und Korrekturen.
6. Umstellen und überwachen: Mit den wichtigsten Kunden starten, Fehlerquote und Durchlaufzeit messen und weitere Kunden schrittweise umstellen.

Ein strukturiertes Testmanagement ist dabei der wichtigste Schutz vor Überraschungen im Januar. Wie das in SAP-Projekten aussieht, beschreiben wir unter Testmanagement und Testautomatisierung.

Die häufigsten Stolperfallen

• PDF mit E-Rechnung verwechseln: Ein PDF per E-Mail ist ab 2027 für betroffene Unternehmen keine gültige Rechnung mehr im B2B-Verkehr.
• Nur den Versand planen: Der Eingangsprozess bringt den größten Effizienzgewinn und wird trotzdem oft vergessen.
• Stammdaten unterschätzen: Fehlende Pflichtfelder fallen erst auf, wenn Kunden Rechnungen ablehnen.
• Kunden zu spät einbinden: Große Kunden haben eigene Vorgaben zu Format, Kanal und Referenzen. Klären Sie diese jetzt.
• Archiv vergessen: Wenn nur die Sichtansicht archiviert wird, fehlt das eigentliche Original.
• Keine Verantwortung festlegen: Ohne klare Projektleitung zwischen Finanzen, Vertrieb, Einkauf und IT bleibt das Thema liegen.

Wenig Zeit bis Januar: Was jetzt Priorität hat

Wenn Sie noch am Anfang stehen, konzentrieren Sie sich auf das, was am 2. Januar 2027 funktionieren muss: gültige E-Rechnungen an Ihre umsatzstärksten Kunden im Format, das diese verlangen. Ein ZUGFeRD-Ausgang über eine Zusatzlösung oder einen Dienstleister ist oft innerhalb weniger Wochen machbar. Den Eingangsprozess, die vollständige Automatisierung und die Archivierungsdetails planen Sie parallel für das erste Halbjahr 2027. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung außerdem Sonderfälle, etwa Leistungen aus 2026, die erst 2027 abgerechnet werden.

Wie W+W bei der E-Rechnung unterstützt

W+W Consulting begleitet mittelständische Unternehmen seit über 30 Jahren in SAP- und ERP-Projekten, immer auf der Seite des Kunden. Bei der E-Rechnung übernehmen wir die Projektleitung zwischen Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Einkauf, IT und Ihrem SAP-Partner, nehmen die Anforderungen auf, bewerten Lösungswege unabhängig und sichern den Go-Live mit einem belastbaren Testkonzept ab. Wenn Sie den Rechnungseingang danach weiter automatisieren möchten, unterstützen wir mit KI by W+W, etwa bei der Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen, DSGVO-konform und nach EU AI Act.

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen steht? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. In 30 Minuten klären wir Betroffenheit, Lösungsweg und die nächsten Schritte bis zum Jahreswechsel.

Fazit: Jetzt starten, pragmatisch priorisieren

Die E-Rechnungspflicht 2027 ist fix. Wer über 800.000 Euro Umsatz liegt, muss ab Januar strukturierte Rechnungen versenden. Mit einer klaren Projektleitung, sauberen Stammdaten und einem Fokus auf die wichtigsten Kunden ist der Termin auch jetzt noch erreichbar. Wer die Umstellung als Prozessprojekt versteht, gewinnt zusätzlich: schnellere Rechnungsläufe, weniger manuelle Erfassung und eine gute Grundlage für die weitere Automatisierung im ERP.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
• Ecovis: E-Rechnung 2027 – BMF-Schreiben vom 15.10.2026
• PIKON: XRechnung und ZUGFeRD mit SAP Document Compliance in ECC und S/4HANA
• LeverX: E-Rechnungspflicht 2027 – Rolle von SAP Ariba Invoicing und SAP Business Network
• consolut: E-Rechnungspflicht 2027 – SAP DRC für den Rechnungsausgang

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für den Versand?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, und die Übergangsregel für bisherige EDI-Verfahren endet.

Wird die E-Rechnungspflicht noch verschoben?

Nach aktuellem Stand nein. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 an den Fristen festgehalten. Eine Forderung aus dem Handwerk nach Verschiebung wurde nicht aufgegriffen. Unternehmen sollten deshalb fest mit dem 1. Januar 2027 beziehungsweise 2028 planen und die Umsetzung jetzt priorisieren.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein reines PDF gilt ab den Pflichtterminen als sonstige Rechnung und ist im B2B-Bereich nur noch in den Übergangsfällen oder bei den gesetzlichen Ausnahmen zulässig.

Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ausgenommen sind insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Auch Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht, ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze. Für alle anderen inländischen B2B-Umsätze gilt sie. Prüfen Sie Sonderfälle wie Gutschriften mit Ihrer Steuerberatung.

Wie setze ich die E-Rechnung in SAP um?

In SAP S/4HANA ist SAP Document and Reporting Compliance der Standardweg für Erzeugung und Versand, etwa per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Für SAP ECC kommen je nach Release ebenfalls SAP-Lösungen, zertifizierte Add-ons oder externe Dienstleister infrage. Für den Eingang lohnt sich ein automatisierter Prozess mit Prüfung, Abgleich und Freigabe-Workflow.

Lohnt sich die E-Rechnung noch in SAP ECC, wenn S/4HANA ansteht?

Ja, denn die Pflicht gilt ab Januar 2027, die Wartung von SAP ECC endet regulär erst Ende 2027. Sinnvoll ist eine pragmatische Lösung, die sich später in S/4HANA weiternutzen oder ablösen lässt. Bereinigte Stammdaten und definierte Prozesse sind ohnehin eine Investition in die spätere Migration.