Phase 0 SAP Projekt: So sichern Sie den Start Ihrer S/4HANA-Einführung ab
Sie kennen die Situation: Das Management hat grünes Licht für SAP S/4HANA gegeben, der Implementierungspartner steht in den Startlöchern, und trotzdem fragt nach drei Wochen niemand mehr, was genau eigentlich umgesetzt werden soll. Statt klarer Anforderungen liegen Wunschlisten auf dem Tisch. Prozesse existieren nur in den Köpfen einzelner Key User, und der Steuerkreis vertagt Entscheidungen, weil die Datengrundlage fehlt.
Genau hier setzt die Phase 0 an. Eine sauber aufgesetzte Phase 0 SAP Projekt entscheidet im Mittelstand häufig stärker über Budget, Termin und Akzeptanz als die spätere Implementierung selbst. Wer diese Vorprojektphase überspringt, zahlt sie später teuer im Realisierungsbudget.
Was die Phase 0 SAP Projekt im Mittelstand leisten muss
Phase 0 ist die strukturierte Vorprojektphase vor dem eigentlichen SAP-Realisierungsprojekt. Sie schafft die Grundlage, auf der ein Lastenheft, eine Fit-Gap-Analyse und ein belastbarer Projektplan überhaupt erst entstehen können. Das Activate-Vorgehensmodell von SAP setzt diese Klärung in den Phasen Discover und Prepare voraus. In der Praxis fehlen mittelständischen Unternehmen jedoch oft die Kapazität und die Methodik, diese Vorarbeit eigenständig zu leisten.
Eine wirksame Phase 0 liefert vier Ergebnisse: ein abgestimmtes Zielbild mit Werttreibern, eine dokumentierte End-to-End-Prozesslandkarte, ein priorisiertes Anforderungsverzeichnis und eine Übersicht der bestehenden IT-Architektur. Diese vier Bausteine sind die Eintrittskarte in jede seriöse Angebotsphase mit einem Implementierungspartner.
Ohne diese Klarheit verhandeln Sie Festpreise auf Basis von Annahmen. Mit dieser Klarheit verhandeln Sie auf Basis Ihrer eigenen Prioritäten.
Strategieworkshop: Das Zielbild kommt vor dem Scope
Der Auftakt jeder Phase 0 ist der Strategieworkshop. Dort arbeiten Geschäftsführung, IT-Leitung und die zentralen Fachbereichsverantwortlichen die Werttreiber heraus. Geht es um Wachstum, um Rückverfolgbarkeit, um Konsolidierung mehrerer Standorte, um die Ablösung von Altsystemen? Jede dieser Antworten verändert den späteren Scope.
Im Strategieworkshop fallen drei Entscheidungen, die in der Realisierungsphase nicht mehr ohne Schaden korrigierbar sind. Erstens die Migrationsstrategie: Brownfield, Greenfield oder Selective Data Transition. Zweitens das Steuerungskonzept: Wer entscheidet was, welche Gremien sind handlungsfähig, welche Eskalationswege gelten. Drittens die Leitplanken für Standardnähe: Wie viel Custom Code lassen Sie zu, welche Erweiterungen wandern in die SAP BTP, wie konsequent verfolgen Sie den Clean-Core-Ansatz.
Ein Mittelständler, der mit klaren Antworten auf diese drei Fragen in das Realisierungsprojekt startet, spart sich später wochenlange Scope-Diskussionen.
Prozess- und Anforderungsmanagement: Vom Wissen im Kopf zur belastbaren Grundlage
Der zweite Block der Phase 0 ist die Prozessaufnahme. Ziel ist nicht die akademische Modellierung jedes Sonderfalls, sondern eine End-to-End-Prozesslandkarte, die Schnittstellen, Medienbrüche und Prozessvarianten sichtbar macht. Tools wie SAP Signavio, LeanIX oder iGrafx unterstützen die Aufnahme, ersetzen aber nicht die Workshops mit den Key Usern.
Erst auf dieser Prozessbasis entsteht ein verwertbares Anforderungsverzeichnis. Wunschlisten der Fachbereiche werden konsolidiert, dubliziert und nach Muss, Soll und Kann priorisiert. Diese Priorisierung ist die Voraussetzung für eine ehrliche Fit-Gap-Analyse mit dem Implementierungspartner. Sie verhindert, dass jede Anforderung gleich wichtig erscheint und der Custom-Code-Stapel im Realisierungsprojekt wieder wächst.
Die strukturierte Einbindung der Key User in dieser Phase erhöht zusätzlich die spätere Akzeptanz. Wer in Phase 0 gehört wurde, wird im Go-Live nicht zum stillen Saboteur.
Mittelständischer Lebensmittelhersteller, rund 1.200 Mitarbeitende, internationale Standorte. Ausgangslage: Drei parallele ERP-Welten, jede mit eigenen Stammdaten und Prozessvarianten. Das geplante SAP S/4HANA Greenfield-Projekt war bereits zweimal verschoben worden, weil kein belastbarer Scope vorlag. W+W-Leistung: Achtwöchige Phase 0 mit Strategieworkshop, End-to-End-Prozessaufnahme über alle Standorte, Konsolidierung von 1.840 Einzelanforderungen auf 312 priorisierte Anforderungen. Ergebnis: Verbindlicher Festpreis vom Implementierungspartner, 22 Prozent weniger Custom Code im finalen Scope, planbarer Go-Live im ersten Anlauf.
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IT-Architektur und Organisationsentwicklung: Die unterschätzten Bausteine
Zwei Bausteine der Phase 0 werden im Mittelstand häufig unterschätzt. Der erste ist die Aufnahme der bestehenden IT-Architektur. Welche Vorsysteme bleiben, welche werden abgelöst, welche Schnittstellen bestehen, welche Datenflüsse müssen migriert werden. Ohne diese Inventur fehlt im Realisierungsprojekt die Grundlage für die Integrations- und Migrationsplanung.
Der zweite Baustein ist die Organisationsentwicklung. SAP S/4HANA ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprojekt. Phase 0 ist der richtige Zeitpunkt, um End-to-End-Denken in der Organisation zu verankern, Key User als Multiplikatoren aufzubauen und ein gemeinsames Verständnis von Prozessverantwortung zu schaffen.
Wer diese beiden Bausteine wegspart, verlagert sie ungewollt in die Realisierungsphase. Dort kosten sie deutlich mehr, weil sie unter Termindruck nachgeholt werden müssen.
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Fazit: Phase 0 ist die günstigste Phase Ihres SAP-Projekts
Eine strukturierte Phase 0 SAP Projekt kostet einen Bruchteil der späteren Realisierung. Sie reduziert Nacharbeiten, Scope-Änderungen und Custom Code. Sie schafft die Grundlage für einen Festpreis, der diesen Namen verdient. Und sie sorgt dafür, dass Ihre Organisation am Go-Live tatsächlich anschlussfähig ist. Wenn Sie die Vorprojektphase strukturiert aufsetzen möchten, finden Sie auf unserer Seite zu Phase 0 und Anforderungsmanagement die methodischen Bausteine. Für die anschließende Steuerung der Realisierung lohnt der Blick auf unsere Leistungen zur SAP Projekt- und Programmsteuerung.