SAP-Projekte im Mittelstand scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an unklaren Anforderungen, fehlender Stakeholder-Ausrichtung und einem zu früh gestarteten Implementierungspartner. Eine strukturierte Phase 0 im SAP-Projekt verhindert genau diese Effekte und schafft die Grundlage für eine belastbare Transformation.

Phase 0 ist die Vorprojektphase. Sie liegt vor der eigentlichen Implementierung und vor der Auswahl eines Umsetzungspartners. In dieser Zeit klärt das Unternehmen, was es tatsächlich braucht, welche Prozesse betroffen sind und welcher Business Case trägt.

Was Phase 0 in einem SAP-Projekt leistet

Eine gut geführte Phase 0 liefert drei Ergebnisse: ein belastbares Zielbild, ein priorisiertes Anforderungsbild und einen tragfähigen Projektrahmen. Erst danach lohnt sich der Schritt zur Ausschreibung oder zum Implementierungsangebot.

Für mittelständische Unternehmen ist die Phase 0 besonders wertvoll. Ressourcen sind begrenzt, Fehlentscheidungen wirken lang nach. Wer hier sauber arbeitet, spart in der Hauptphase oft das Mehrfache an Aufwand.

Auch der Dialog mit dem Vorstand profitiert. Eine fundierte Phase 0 macht Investitionsentscheidungen nachvollziehbar. Risiken, Kosten und Nutzen lassen sich auf einer Folie zusammenfassen, ohne dass die Substanz verloren geht.

Die drei Dimensionen der Vorprojektphase

Erfolgreiche Phase-0-Beratung betrachtet drei Dimensionen parallel: Prozesse, Daten und Organisation. Wer nur eine Dimension bearbeitet, riskiert ein schiefes Gesamtbild.

Auf der Prozessebene werden Kernprozesse aufgenommen, bewertet und auf den künftigen S/4HANA-Standard ausgerichtet. Process Mining liefert hier objektive Daten zur tatsächlichen Prozessrealität. Die Diskussion verlagert sich vom Bauchgefühl auf belastbare Fakten.

Auf der Datenebene entsteht ein erstes Bild zu Stammdatenqualität, Schnittstellen und Migrationsumfang. Auf der Organisationsebene werden Stakeholder identifiziert, Verantwortlichkeiten geklärt und ein Change-Management-Ansatz skizziert. Erst das Zusammenspiel dieser drei Sichten ergibt eine tragfähige Roadmap.

Typische Bausteine einer Phase 0

Eine kompakte Phase 0 dauert je nach Unternehmensgröße sechs bis zwölf Wochen. Sie umfasst eine Bestandsaufnahme der heutigen Systemlandschaft, eine strukturierte Anforderungserhebung und einen Soll-Entwurf der zukünftigen Lösung.

Hinzu kommen die Bewertung von Greenfield- und Brownfield-Optionen, eine Skizze der RISE- oder On-Premise-Variante und eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Wichtige Liefergegenstände sind ein priorisierter Anforderungskatalog, eine Soll-Prozesslandkarte und ein Projektsteckbrief mit Zeit-, Budget- und Ressourcenkorridoren.

Wer einen detaillierten Blick auf das Lastenheft werfen möchte, findet im Beitrag zu Lastenheft für SAP S/4HANA eine vertiefende Anleitung. Das Lastenheft ist ein zentrales Ergebnis der Phase 0 und bildet die Brücke zur Implementierungsphase.

Methoden und Werkzeuge in der Phase 0

Die Methodenauswahl orientiert sich am Reifegrad des Unternehmens. Workshops mit Fachbereichen sind Pflicht, ergänzt durch Interviews mit Schlüsselrollen und einen strukturierten Fragenkatalog. Für die Prozessaufnahme bieten sich BPMN-fähige Werkzeuge wie Aeneis oder Signavio an.

Für die Anforderungsdokumentation ist ein zentrales Werkzeug entscheidend. Eigenentwicklungen in Excel führen erfahrungsgemäß zu Versionschaos. Plattformen wie Require360 unterstützen strukturierte Anforderungserhebung, Priorisierung und Nachverfolgbarkeit über den gesamten Projektverlauf.

KI-gestützte Werkzeuge ergänzen den Methodenkasten. Anforderungen aus Workshop-Protokollen lassen sich automatisch klassifizieren, Dubletten erkennen und auf Vollständigkeit prüfen. Das beschleunigt die Erstellung des Lastenhefts deutlich.

Häufige Fehler in der Vorprojektphase

Der häufigste Fehler ist eine zu kurze Phase 0. Wer in vier Wochen ein Lastenheft für ein Konzernprojekt erstellt, übersieht in der Regel kritische Themen. Lieber zwei Wochen mehr investieren als später Change Requests im siebenstelligen Bereich finanzieren.

Der zweite Fehler ist eine zu enge Auswahl der Stakeholder. Ohne Vertrieb, Logistik und Finanzbuchhaltung in einem Tisch entstehen Soll-Prozesse, die später nicht tragen. Phase 0 lebt vom Querschnitt der Organisation.

Drittens wird die Phase 0 oft als reine Beraterleistung verstanden. Tatsächlich ist sie ein Gemeinschaftswerk. Interne Schlüsselpersonen müssen Zeit bekommen, sonst entsteht ein Konzept, das niemand im Unternehmen wirklich vertritt.

Phase 0 in regulierten Branchen

In Automotive, Chemie und Medizintechnik gelten zusätzliche Anforderungen. Lieferantenintegration, Chargenrückverfolgung oder GMP-konforme Prozesse müssen früh berücksichtigt werden. Eine Phase 0 ohne Branchenexpertise übersieht oft Pflichtfunktionen, die später teuer nachgerüstet werden.

Auch Audit-Anforderungen spielen eine wachsende Rolle. Wer in der Phase 0 die regulatorische Landkarte sauber abbildet, schafft eine Compliance-by-Design-Grundlage. Spätere Nachweise gegenüber Auditoren werden dadurch deutlich einfacher.

Phase 0 als Investition statt als Kostenblock

Eine professionell geführte Phase 0 kostet zwischen 80.000 und 250.000 Euro. Im Verhältnis zu einem Implementierungsbudget von mehreren Millionen wirkt das überschaubar. Der Hebel ist enorm: Studien zeigen, dass Projekte mit strukturiertem Vorlauf ihre Budget- und Zeitziele deutlich häufiger erreichen.

Auch die Verhandlungsposition gegenüber Implementierungspartnern verbessert sich. Wer mit klarem Anforderungsbild in die Ausschreibung geht, erhält belastbare Festpreise statt vage Aufwandsschätzungen. Nachforderungen während der Realisierung sinken spürbar, weil der Scope von Beginn an steht.

Ein häufig unterschätzter Effekt liegt in der internen Mannschaft. Mitarbeitende, die in der Phase 0 mitgestaltet haben, tragen das Projekt später aktiv. Akzeptanzprobleme zum Go-live entstehen seltener, weil Fachbereiche das Konzept als ihr eigenes erleben.

Fazit: Phase 0 ist der Hebel für SAP-Erfolg im Mittelstand

Eine Phase 0 im SAP-Projekt ist kein Luxus, sondern der wirksamste Hebel für ein erfolgreiches Vorhaben. Sie reduziert Risiken, verbessert die Verhandlungsposition und sorgt für eine gemeinsame Zielsetzung in der Organisation.

W+W Consulting begleitet mittelständische Unternehmen seit über 25 Jahren durch genau diese Vorprojektphase. Erfahren Sie mehr zu unserem Anforderungsmanagement und der Phase-0-Beratung oder werfen Sie einen Blick auf unser Leistungsspektrum rund um SAP S/4HANA. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr SAP-Vorhaben mit der richtigen Vorbereitung auf eine belastbare Grundlage stellen.