150% Effizienzsteigerung (beim Inventurprozess)

Im Mai 2019 wurden bei der Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main (RWZ) die Segel gesetzt und zusammen mit der W+W Consulting wurde in die Regatta gegen die Zeit gestartet. Durch das Einführen der Scanner sollte eine Effizienzsteigerung erreicht und dem Personal sollte langfristig mühevolle Arbeit abgenommen werden. Die W+W war beauftragt, die optimale Lösung für eine digital durchzuführende Inventur zu finden, da im Unternehmen jegliche Ressourcen gebunden waren.

Das Team der W+W sprach zuallererst mit mehreren Personen aus der RWZ-Belegschaft, um ein Verständnis für die aktuelle Situation zu bekommen. Insgesamt sollte sich die W+W um fünf Prozesse kümmern:

• Inventur
• Wareneingangsbuchung
• Warenausgangbuchung
• Verbuchung von Werkstattaufträgen
• Thekenverkauf

Diese Prozesse stellen die Kernprozesse eines Lagers dar. Von diesen sollten insgesamt 30 bearbeitet werden.

Nach einer intensiven Prozessaufnahme wurden die Schwachstellen herausgearbeitet und in einem detaillierten Anforderungsheft adressiert. Mit diesem Anforderungsheft führte die W+W Consulting eine Marktanalyse der aktuellen Best-Practice-Anbieter durch. Es gab jedoch immer wieder Komplikationen mit den Anbietern und einige komplexe Anforderungen (wie zum Beispiel eine mit und ohne WLAN nutzbare Lösung automatisch ins Back End übertragen und warten, bis wieder WLAN da ist), was den Lenkungsausschuss dazu veranlasste, eine eigene IT-Lösung entwickeln zu lassen. Diese wurde maßgearbeitet genau auf den Kunden abgestimmt. Die Iteration mit der RWZ war ausgesprochen zufriedenstellend. Die erarbeitete Lösung erwies sich als optimal und brachte keine Schwierigkeiten mit sich, sodass das Team der W+W die Implementierung in die agile Struktur des Unternehmens durchführen konnte.

Jeder Lagerplatz ist nun mit einem Etikett ausgezeichnet. Statt Papier hält das Personal der RWZ nun einen Scanner in der Hand. Auf dem Scanner befindet sich eine Inventur-Applikation, auf der die Zählungen der zugewiesenen Arbeitspakete festgehalten werden. Die Applikation lässt sich so intuitiv bedienen, dass eine zehnminütige Schulung vor Start der Inventur ausgereicht hat. Das manuelle Abtippen der Zählergebnisse durch die Inventurleitung fällt weg. Die Daten werden jetzt direkt vom Scanner in das Back End übertragen. Falls sich ein Team einmal außerhalb des WLAN-Bereichs befindet, ist das kein Problem: Einfach fertig zählen, da die Applikation offline genauso funktioniert wie online; nach den Zählungen zurück in den WLAN-Bereich und die Ergebnisse übertragen.

Fakten:
Allein die Inventur konnte von 7 auf 2 Werktage verkürzt werden. Die Fehlerrate im Prozess reduzierte sich um ein Vielfaches. In den anderen Prozessen ergibt sich ein ähnliches Bild: Die Abwicklung ist bis zu 40 Prozent schneller, die Bestandsbuchungen finden zeitnah statt und nicht erst Tage später. Der Papierverbrauch ist deutlich gesunken.

Beteiligt waren:

• RWZ: 4 Key User, 1 Hauptverantwortlicher, 1 Stakeholder, 3 IT, dazu interne Projektleitung
• W+W: Externer Projektleiter (Armand), 4 Externe Entwickler*innen

Herangehensweise beim Klienten:

1. Verständnis der aktuellen Situation im Inventurprozess
2. Identifikation der relevanten Prozesse mit High-Level-Analyse
3. Prozessanalyse
4. Anforderungsmanagement an neue, mögliche IT-Lösungen im Bedarf des Klienten
5. Marktanalyse der aktuellen Best-Practice-Anbieter (Best Practice)
6. Iteration mit Klient
7. Aufwandsschätzung der Implementierung (Capex vs. Opex – Business Case)
8. Implementierung in agiler Struktur